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（1998年11月28日湖南省第九屆人民代表大會常務(wù)委員會第六次會議通過）

    第一條  為了加強檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用檔案，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本省實際，制定本條例。
    第二條  本條例所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事政治、經(jīng)濟、文化等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
    第三條  各級人民政府應(yīng)當加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案機構(gòu)，將檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，統(tǒng)籌安排檔案事業(yè)經(jīng)費。
    第四條  縣級以上人民政府檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，對檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，并對轄區(qū)內(nèi)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
                 
    鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府和街道辦事處應(yīng)當指定人員負責收集、整理和保管本機關(guān)的檔案，并對所屬單位和村（居）民委員會的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
    第五條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，負責收集、整理和保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
    第六條  縣級以上人民政府檔案行政管理部門應(yīng)當加強檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓，提高檔案工作人員的素質(zhì)。檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備檔案專業(yè)知識。
    第七條 綜合檔案館、專業(yè)檔案館、部門檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。
    第八條  設(shè)置檔案館按照下列權(quán)限審批：
     ㈠縣級以上行政區(qū)域設(shè)置綜合檔案館的，由同級檔案行政管理部門提出方案，報同級人民政府批準。
     ㈡省、自治州、設(shè)區(qū)的市、地區(qū)需要設(shè)置專門檔案館的，由主管部門會同檔案行政管理部門提出方案，報同級人民政府批準。
     ㈢省有關(guān)部門需要設(shè)置部門檔案館的，由省檔案行政管理部門審核，報省人民政府批準。
     ㈣企業(yè)事業(yè)單位需要設(shè)置檔案館的，由主管部門批準，報同級檔案行政管理部門備案。
    第九條  綜合檔案館應(yīng)當及時收集國家領(lǐng)導(dǎo)人到本地視察工作形成的檔案，加強轄區(qū)內(nèi)對國家和社會作出重大貢獻的個人的檔案和反映風土人情、名優(yōu)特產(chǎn)等檔案的收集。
    第十條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織及其工作人員，對在公務(wù)活動中形成的按照國家規(guī)定應(yīng)當立卷歸檔的材料，應(yīng)當及時交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何人不得據(jù)為己有、丟失或者自行銷毀。
    第十一條 機關(guān)、團體、事業(yè)單位或者其他組織的設(shè)立、變更和撤銷，有關(guān)單位應(yīng)當及時告知當?shù)貦n案行政管理部門；檔案行政管理部門應(yīng)當指導(dǎo)有關(guān)單位做好建檔或者檔案處置工作。
    第十二條  縣級以上人民政府確定的重點建設(shè)工程的竣工驗收和重大科研項目的鑒定必須包括同級檔案行政管理部門對檔案的驗收。
    第十三條  國有企業(yè)兼并、破產(chǎn)、出售、股份制改造、股份合作和與外商合資、合作經(jīng)營以及實行承包、租賃等其他資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的檔案處置，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。
    第十四條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當將其編印出版的報刊、志書、年鑒、大事記、組織史等及時向綜合檔案館寄送存檔。
    第十五條  屬于國家所有的檔案，有關(guān)單位應(yīng)當按照下列規(guī)定向有關(guān)檔案館移交：
    ㈠列入省綜合檔案館接收范圍的檔案自檔案形成之日起滿十五年，向省綜合檔案館移交；
    ㈡列入自治州、設(shè)區(qū)的市、地區(qū)和縣綜合檔案館接收范圍的檔案，自檔案形成之日起滿十年，向當?shù)鼐C合檔案館移交；
    ㈢列入專門檔案館和部門檔案館接收范圍的檔案移交期限，由其主管部門確定。部門檔案館的屬于永久保存的檔案，在部門檔案館保存滿三十年后，向綜合檔案館移交。國家另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
    重大政治、經(jīng)濟、文化等活動形成的檔案，有關(guān)單位的檔案工作人員應(yīng)當及時收集、整理，在活動結(jié)束后六十日內(nèi)，向當?shù)鼐C合檔案館移交。
    因特殊情況需要變更向綜合檔案館移交檔案期限的，須經(jīng)檔案行政管理部門批準。
    第十六條  屬于集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應(yīng)當保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當妥善保管，可以向國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。寄存在檔案館的檔案，其所有權(quán)不變。
    第十七條  各類檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位的檔案機構(gòu)應(yīng)當建立科學管理制度，配置適宜保管檔案的專門庫房和必要設(shè)施，采用先進科學技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
    第十八條  各類檔案館和單位檔案機構(gòu)應(yīng)當建立健全檔案安全管理制度，加強檔案庫房有害物質(zhì)的防治，做好防火、防水、防盜工作，及時消除不安全因素，確保檔案的完整與安全。
    第十九條  各類檔案館和單位檔案機構(gòu)應(yīng)當定期檢查檔案資料，對發(fā)生褪變的檔案，應(yīng)當及時采取搶救措施；對重要、珍貴的檔案，應(yīng)當采取特殊的保護措施。
    第二十條  檔案工作人員變動時，交接雙方必須對保管的檔案進行清點、登記，并按照有關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)。
    第二十一條  任何人不得修改檔案館（室）保存的檔案的內(nèi)容或損壞檔案載體。
    各類檔案館和單位檔案機構(gòu)銷毀失去保存價值的檔案，應(yīng)當遵守國家和省人民政府檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定。禁止擅自銷毀檔案。
    第二十二條 屬于國家所有的檔案，任何組織和個人不得出賣。需要向國內(nèi)外組織或者個人贈送、交換、出賣其復(fù)制件的，須經(jīng)省級以上主管機關(guān)和檔案行政管理部門審查批準。
     屬于集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應(yīng)當保密的檔案及其復(fù)制件，需要向外國組織或者個人贈送、交換、出賣的，須經(jīng)省級以上主管部門同意，并經(jīng)省人民政府檔案行政管理部門批準。
     贈送、交換、出賣非國家所有的檔案或者贈送、交換、出賣檔案復(fù)制件，必須遵守國家保密規(guī)定，不得損害國家、集體或者其他公民的利益。
     第二十三條  各類檔案館必須按照國家有關(guān)規(guī)定分期分批向社會開放檔案，定期公布開放檔案的目錄，為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。
     第二十四條 綜合檔案館應(yīng)建立檔案目錄中心，專門檔案館、部門檔案和企業(yè)事業(yè)單位檔案館應(yīng)當定期向當?shù)鼐C合檔案館報送檔案目錄，逐步實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。
     第二十五條  各類檔案館應(yīng)當加強對檔案內(nèi)容的研究，編輯出版檔案史料，舉辦檔案展覽，開發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案資料的利用率。
     第二十六條  檔案館開放集體和個人寄存的檔案，應(yīng)當征得寄存者的同意。
     第二十七條  各類檔案館提供利用屬于珍貴或者年代久遠的檔案，應(yīng)當以縮微品或者復(fù)制件代替原件。載有檔案收藏單位印章標記或者其法定代表人簽名的檔案縮微品、復(fù)制件，具有與檔案原件同等的效力。
     第二十八條  單位和個人憑單位介紹信或者居民身份證、工作證等合法證件可以到檔案館利用已開放的檔案；需要利用尚未開放的檔案的，須經(jīng)檔案館館長同意，必要時報上級主管機關(guān)批準。利用檔案時，任何人不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。
     第二十九條  各類檔案館實行有償服務(wù)，提供檔案按照國家規(guī)定的標準收取費用。單位和個人利用其移交、捐贈、寄存的檔案，檔案館應(yīng)當無償提供。
     第三十條  保密檔案的管理和利用，密級的變更和解除，按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理。
     第三十一條  對搶救、保護、捐贈檔案或者在檔案工作中做出顯著成績的單位或者個人，由人民政府或者檔案行政管理部門、有關(guān)單位給予表彰和獎勵。
     第三十二條  違反本條例規(guī)定，有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正；逾期不改正的，由主管部門依法對有關(guān)責任人員給予行政處分：
    ㈠擅自設(shè)置檔案館的；
    ㈡不按照規(guī)定立卷歸檔、造成檔案管理混亂的；
    ㈢重點建設(shè)工程竣工驗收或者重大科研項目鑒定時，其檔案未經(jīng)驗收的。
    第三十三條  違反本條例規(guī)定，有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任：
     ㈠損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；
     ㈡擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；
     ㈢涂改、偽造檔案的；
     ㈣違反本條例第十條、第十五條規(guī)定，將國家所有的檔案據(jù)為己有或者不按期移交檔案的；
     ㈤倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送外國人的；
     ㈥違反本條例第二十二條規(guī)定，擅自出賣檔案的；
     ㈦明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；
     ㈧檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
                  
    在利用檔案館的檔案中，有前款第一項、第二項、第三項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告；對單位可以處一千元以上一萬元以下的罰款，對個人可以處二百元以上一千元以下的罰款；造成損失的，責令賠償損失。
    企業(yè)事業(yè)單位或者個人有第一款第五項、第六項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告；對單位可以處五百元以上二萬元以下的罰款，對個人可以處五百元以上二千元以下的罰款；有違法所得的，沒收違法所得。
    第三十四條  當事人對行政機關(guān)作出的具體行政行為不服的，可以依法申請行政復(fù)議或者提起行政訴訟。
    第三十五條  本條例自公布之日起施行。