邵陽(yáng)市中心血站 袁姣英
無(wú)償獻(xiàn)血是一項(xiàng)社會(huì)公益事業(yè)，也是關(guān)系民生確保人們生命安全的大事，已得到全社會(huì)的廣泛關(guān)注和積極參與。作為邵陽(yáng)市中心血站的檔案員，撰寫(xiě)本文旨在如何規(guī)范、科學(xué)管理好無(wú)償獻(xiàn)血檔案，以保障采供血安全，造福社會(huì)，服務(wù)民生。
一、無(wú)償獻(xiàn)血檔案的特點(diǎn)
（一）成套性。采供血工作涵蓋了血液從獻(xiàn)血者血管到受血者血管的全部過(guò)程。無(wú)償獻(xiàn)血檔案是指采供血工作中所有對(duì)血液質(zhì)量和安全的檢測(cè)和監(jiān)控的真實(shí)記錄。具體包括獻(xiàn)血者個(gè)人資料記錄，獻(xiàn)血者健康征詢(xún)、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復(fù)檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫(kù)、發(fā)放記錄，血液保存記錄，血液制品質(zhì)控抽檢記錄，采供血工作環(huán)境消毒記錄，采供血工作環(huán)境工藝衛(wèi)生質(zhì)控抽檢記錄，儲(chǔ)血冰箱、離心機(jī)等重點(diǎn)設(shè)備質(zhì)控監(jiān)測(cè)記錄，采血袋等一次性醫(yī)療用品及試劑等生產(chǎn)廠家資質(zhì)證明材料及質(zhì)量檢測(cè)記錄，報(bào)廢血、醫(yī)療廢物的處理記錄等。一袋血液從采血到供血全過(guò)程的記錄，具有成套性特點(diǎn)。
（二）保密性。《湖南省無(wú)償獻(xiàn)血登記表》包含四項(xiàng)內(nèi)容，其中“獻(xiàn)血者基本情況”由獻(xiàn)血者本人填寫(xiě)，“體檢記錄”、“采血記錄”、“血液檢測(cè)記錄”由工作人員填寫(xiě)。過(guò)去，獻(xiàn)血者血液被采集并經(jīng)血液檢測(cè)后，在“檢測(cè)結(jié)果”處以蓋章來(lái)表示所采集的血液合格或不合格，現(xiàn)在基于對(duì)個(gè)人隱私的保護(hù)，并不直接將合格與否的結(jié)果顯示在表內(nèi)，而是在化驗(yàn)質(zhì)控檔案中作為業(yè)務(wù)操作結(jié)果顯示出來(lái)，如果不合格，血站將直接告知本人作身體進(jìn)一步檢查，因此具有保密性。
（三）共享性。根據(jù)目前的采供血體制，只有地市級(jí)設(shè)有中心血站，縣級(jí)以下無(wú)采供血機(jī)構(gòu)。為了及時(shí)掌握各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的需求信息，我站現(xiàn)使用“穿越血液業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)”軟件，與本地區(qū)各醫(yī)院聯(lián)網(wǎng)，可以直觀的看到本地區(qū)各醫(yī)院的血庫(kù)庫(kù)存情況和血液需求登記情況，根據(jù)需求的緊急程度、血液的庫(kù)存數(shù)量、成分血液的緊缺情況作出積極的采供與配送調(diào)整，具有特定區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共享性。
（四）服務(wù)性。無(wú)償獻(xiàn)血檔案是民生檔案的重要組成部分，也是服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生的重要依據(jù)。對(duì)于無(wú)償獻(xiàn)血者，無(wú)償獻(xiàn)血檔案登記了每次無(wú)償獻(xiàn)血記錄，為日后本人或親人用血或血費(fèi)報(bào)銷(xiāo)提供了原始依據(jù)；對(duì)于醫(yī)療糾紛、保險(xiǎn)公司理賠，無(wú)償獻(xiàn)血檔案是解決醫(yī)療糾紛、提供理賠的準(zhǔn)確有效的憑證；對(duì)于突發(fā)性事件的發(fā)生，血源緊缺或當(dāng)出現(xiàn)稀有血型患者時(shí)，可立即從血源檔案中找到合格供血者，采取就近原則，從而能在最短時(shí)間內(nèi)提供血源，為患者和社會(huì)服務(wù)提供有力保障。
二、無(wú)償獻(xiàn)血檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案資料雖統(tǒng)一管理，但又分散保存。無(wú)償獻(xiàn)血檔案的形成，涉及血站內(nèi)部各個(gè)職能部門(mén)，分工細(xì)，項(xiàng)目多，數(shù)量大。檔案資料雖要求統(tǒng)一管理，但每個(gè)獻(xiàn)血者的血樣、成分制備、化驗(yàn)、質(zhì)量監(jiān)控、血庫(kù)產(chǎn)生的原始單據(jù)材料仍然是分散保管在綜合檔案室，各自構(gòu)成專(zhuān)門(mén)的檔案類(lèi)別，沒(méi)有將每個(gè)人的無(wú)償獻(xiàn)血檔案組合起來(lái)歸檔。如果需要查閱一袋指定血液的采血、成分制備、化驗(yàn)、質(zhì)量監(jiān)控等各項(xiàng)信息，都需要在不同類(lèi)別的業(yè)務(wù)檔案中查找，程序反復(fù)繁瑣，無(wú)法通過(guò)一次查找縱覽各項(xiàng)信息，無(wú)法方便快捷地提供利用服務(wù)，實(shí)際上違背了無(wú)償獻(xiàn)血檔案成套性的特點(diǎn)。
（二）檔案資料雖按時(shí)整理，但無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。近年來(lái)，血站檔案管理工作已逐步走向規(guī)范，各科室兼職檔案員對(duì)于各自負(fù)責(zé)的檔案都進(jìn)行了案卷級(jí)整理，并編制了檢索工具，按時(shí)移交到綜合檔案室。但由于沒(méi)有統(tǒng)一的整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，包括歸檔范圍、分類(lèi)方案、保管期限、編目、裝訂方法等都沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案都是按照各自的工作需要和習(xí)慣，自成方法進(jìn)行整理，到了綜合檔案室后無(wú)法進(jìn)行鑒定和信息整合。
（三）著手開(kāi)展信息化建設(shè)，但各自獨(dú)立應(yīng)用。目前，血源科為便于內(nèi)部查考，將無(wú)償獻(xiàn)血者的登記信息全部錄入電腦，方便平時(shí)自己利用，但無(wú)法提供無(wú)償獻(xiàn)血登記的原始檔案。而綜合檔案室從檔案管理的角度出發(fā)，則重復(fù)將無(wú)償獻(xiàn)血檔案的簡(jiǎn)略信息又錄入到檔案管理軟件，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息電子檢索。這樣在一定程度上造成設(shè)備和人力資源的浪費(fèi)，如果不統(tǒng)一使用一種軟件來(lái)管理，信息共享的科學(xué)性、廣泛性、準(zhǔn)確性都將受到一定限制。
三、改革無(wú)償獻(xiàn)血檔案管理模式的對(duì)策
（一）盡快出臺(tái)無(wú)償獻(xiàn)血檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。1998年《獻(xiàn)血法》的頒布實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)的無(wú)償獻(xiàn)血走上了法制化軌道，而無(wú)償獻(xiàn)血檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化亦迫在眉睫。因此，一要認(rèn)真貫徹實(shí)施《檔案法》和《獻(xiàn)血法》，把無(wú)償獻(xiàn)血檔案管理工作納入法制化軌道，做到依法治檔，規(guī)范管理。二要由國(guó)家或省級(jí)主管部門(mén)制定和頒布一套適合無(wú)償獻(xiàn)血檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，以規(guī)范無(wú)償獻(xiàn)血檔案的歸檔范圍、保管期限、立卷方法、移交接收和開(kāi)發(fā)利用等。同時(shí)加強(qiáng)宣傳，組織培訓(xùn)，上下統(tǒng)一貫徹執(zhí)行。三要完善無(wú)償獻(xiàn)血檔案管理網(wǎng)絡(luò)。進(jìn)一步健全血站檔案管理機(jī)構(gòu)，配備好檔案管理人員，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，明確目標(biāo)責(zé)任，并將檔案工作納入血站工作目標(biāo)管理考核內(nèi)容。
（二）科學(xué)整合無(wú)償獻(xiàn)血檔案信息資源。根據(jù)無(wú)償獻(xiàn)血檔案成套性和保密性特點(diǎn)，筆者觀點(diǎn)：無(wú)償獻(xiàn)血檔案應(yīng)以獻(xiàn)血者個(gè)人作為立檔單位。即每個(gè)獻(xiàn)血者從登記獻(xiàn)血到血液使用全過(guò)程記錄組成一卷，多次無(wú)償獻(xiàn)血者可將逐次獻(xiàn)血的記錄加在本人案卷中，一次采供血產(chǎn)生的所有記錄作為一件檔案對(duì)待。可以依據(jù)采供血工作的流程，設(shè)計(jì)統(tǒng)一的采供血記錄模板，亦可多頁(yè)多聯(lián)。在采供血整個(gè)流程中，各個(gè)部門(mén)只在規(guī)定記錄區(qū)域內(nèi)填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，先一環(huán)節(jié)記錄后轉(zhuǎn)交至下一環(huán)節(jié)記錄，依次操作，最后由血庫(kù)將血液的流向情況填好后移交至檔案室歸檔，并將全部信息錄入電腦。獻(xiàn)血者只要獻(xiàn)了一次血，就可以在電腦信息中查到，再次獻(xiàn)血時(shí)，檔案室不再另為此人建立檔案，只需插入新的卷內(nèi)文件，增加其卷內(nèi)目錄內(nèi)容，并錄入電腦。這樣既減少了檔案內(nèi)容的交叉和重復(fù)繁多的檔案編號(hào)，也有利于獻(xiàn)血者隱私的保密，且每位獻(xiàn)血者的各次獻(xiàn)血情況都可以一目了然。考慮到獻(xiàn)血者有生之年的查考需要，無(wú)償獻(xiàn)血檔案的保管期限應(yīng)界定為“長(zhǎng)期”。
（三）積極推進(jìn)無(wú)償獻(xiàn)血檔案信息資源共享。如何發(fā)揮無(wú)償獻(xiàn)血檔案的作用，實(shí)現(xiàn)無(wú)償獻(xiàn)血檔案信息資源共享？筆者以為：一要加強(qiáng)檔案的編研工作。檔案室要建立好無(wú)償獻(xiàn)血檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，研究分析無(wú)償獻(xiàn)血群體分布情況、血源種類(lèi)分布情況和醫(yī)療機(jī)構(gòu)血液供需等情況，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策、組織血源招募、制定采供血計(jì)劃提供參考服務(wù)。同時(shí)，要在血源檔案中積極挖掘無(wú)償獻(xiàn)血的先進(jìn)典型，為宣傳無(wú)償獻(xiàn)血光榮提供生動(dòng)素材，進(jìn)一步營(yíng)造無(wú)償獻(xiàn)血的良好氛圍。二要組織開(kāi)發(fā)適合全省范圍內(nèi)血庫(kù)和血庫(kù)之間，血庫(kù)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間聯(lián)網(wǎng)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)血源檔案信息共享。在血源緊缺、偏型，或遇突發(fā)性事件庫(kù)存告急，或出現(xiàn)稀有血型患者時(shí)，可立即從血源檔案中找到合格供血者，采取就近原則，從而能在最短的時(shí)間內(nèi)提供血源，為患者和社會(huì)服務(wù)提供有力保障。三要積極主動(dòng)地提供檔案利用服務(wù)。要加快無(wú)償獻(xiàn)血檔案信息化建設(shè)步伐，盡快實(shí)現(xiàn)無(wú)償獻(xiàn)血檔案信息全文錄入和電子檢索，努力提高檔案信息的查全率、查準(zhǔn)率，為方便獻(xiàn)血者、市民群眾和單位查詢(xún)提供及時(shí)有效的服務(wù)。
（四）努力提高血站檔案隊(duì)伍素質(zhì)。血站檔案工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，環(huán)節(jié)復(fù)雜，工作量大。要求檔案工作人員既要懂采供血業(yè)務(wù)，又要懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。加上檔案工作起步較晚，還沒(méi)有統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，因此，做好血站檔案工作，檔案隊(duì)伍素質(zhì)顯得十分重要。一是要配齊配強(qiáng)檔案工作人員。除了綜合檔案室配好專(zhuān)職檔案員外，各個(gè)部門(mén)要同時(shí)配備好兼職檔案員，特別是專(zhuān)職檔案員中既要有學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)的，又要有懂電腦和采供血業(yè)務(wù)的。二是要加強(qiáng)教育培訓(xùn)。要支持他們參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技術(shù)，培養(yǎng)他們愛(ài)崗敬業(yè)的精神。三是要關(guān)心檔案員的成長(zhǎng)和進(jìn)步，幫助他們解決工作、學(xué)習(xí)、生活上困難，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，讓他們安心本職工作，做好本職工作。