洞口縣檔案局：蒲 明
我縣人口86萬，縣域經(jīng)濟(jì)水平在全省屬中等縣、市，很具有代表性。我縣檔案工作連續(xù)二十年來在省、市有位，并曾步入全國(guó)檔案事業(yè)先進(jìn)集體行列，受到國(guó)家人事部和國(guó)家檔案局的表彰。但是，就全縣檔案系統(tǒng)工作和檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀而言，仍存在不少影響檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的深層次問題，與縣經(jīng)濟(jì)發(fā)展不同步，制約著部門工作的開展。為此，縣檔案局就縣、鄉(xiāng)兩級(jí)檔案事業(yè)的如何發(fā)展進(jìn)行聯(lián)合調(diào)研且有了基本的看法。
一、縣級(jí)檔案事業(yè)發(fā)展存在的問題
檔案事業(yè)發(fā)展應(yīng)與縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步，但是深入調(diào)研后發(fā)展并非如此，有的情況令人堪憂。就區(qū)域而言，發(fā)展很不平衡：山外比山內(nèi)好，機(jī)關(guān)比鄉(xiāng)鎮(zhèn)好。就重視程度而言：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)有長(zhǎng)遠(yuǎn)目光或文化層次相對(duì)高的單位要好。就檔案服務(wù)水平而言，全縣檔案工作服務(wù)質(zhì)量不盡人意，在服務(wù)發(fā)展方面存在許多不足。
1、行政保障不力。在調(diào)查的22個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)中，其中有80%以上的鄉(xiāng)鎮(zhèn)存在檔案裝備老化、機(jī)構(gòu)不全的問題。100%的鄉(xiāng)鎮(zhèn)存在檔案工作經(jīng)費(fèi)不足的現(xiàn)象。在調(diào)查的80余個(gè)縣級(jí)機(jī)關(guān)(一級(jí)機(jī)構(gòu))中有10%的單位存在著檔案裝備老化、機(jī)構(gòu)不全、經(jīng)費(fèi)不足的問題，且表現(xiàn)為市管單位普遍比縣管單位好，縣管經(jīng)濟(jì)實(shí)體單位比非實(shí)體單位好，政府組成單位比黨群?jiǎn)挝缓谩O個(gè)別縣直機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案行政管理和業(yè)務(wù)工作還處于無政府狀態(tài)。同時(shí)，縣檔案行政管理機(jī)構(gòu)班子一直配備不全，全縣的檔案行政管理力量一直薄弱不足，嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)健康發(fā)展，檔案行政管理部門的經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重短缺制約了我縣檔案工作的正常運(yùn)行。縣檔案館設(shè)施設(shè)備老化，檔案信息化建設(shè)滯后，與沿海一些縣市比較已落后至少20年。
2、隊(duì)伍素質(zhì)堪憂。由于個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的誤導(dǎo)，致使絕大多數(shù)人認(rèn)為檔案工作輕松，把檔案工作這塊天地看作是個(gè)人休養(yǎng)或養(yǎng)老的地方。從調(diào)查的150余個(gè)機(jī)關(guān)（含二級(jí)機(jī)構(gòu)）單位來看，95%以上的單位均為兼職檔案員，且80%以上的單位檔案人員均為內(nèi)退人員或?qū)⒁獌?nèi)退人員，把檔案工作這塊陣地作為退下來的緩沖帶。90%以上單位的檔案員均為女同志，于是檔案工作似乎成為老弱病殘或圖輕松的個(gè)別女干部的場(chǎng)所。在全縣所有的專兼職檔案員中，真正的專業(yè)畢業(yè)人員不到4人。專業(yè)素質(zhì)水平令人大打折扣，有些文化水平說的過去，但業(yè)務(wù)知識(shí)卻一問三不知，更談不上對(duì)深層次的諸如檔案編研開發(fā)利用、裱糊搶救、縮微照相、信息系統(tǒng)化等一些問題的理解和實(shí)施。100%的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和60%以上的機(jī)關(guān)專兼職檔案員因檔案工作待遇太低而投身入其他熱門或中心工作，至于本職任務(wù)或工作平時(shí)卻丟到了腦后。
3、基層檔案管理混亂。我縣現(xiàn)有行政村576個(gè)，居委會(huì)29個(gè)，從全面調(diào)查的數(shù)據(jù)來看：99%以上的村都已建檔，但這些建檔成果都是沿于上個(gè)世紀(jì)80和90年代、由縣檔案局派出專門業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)所得。10多年后的今天，從我們調(diào)查的數(shù)據(jù)來看真令人失望，幾乎所有的村或居委會(huì)沒能延續(xù)以前的檔案工作，文件資料嚴(yán)重遺失或丟失、銷毀已成普遍現(xiàn)象。對(duì)村級(jí)檔案管理要求的五有標(biāo)準(zhǔn)（有人管、有房子、有柜子、有檔案、有制度）已是子虛戊有，更談不上八防了（防盜、防鼠、防潮、防火、防塵、防光、防熱、防水）。
4、行政執(zhí)法軟弱無力。《中華人民共和國(guó)檔案法》和一系列地方性檔案法規(guī)政策的頒布與實(shí)施，給了檔案行政管理部門一把執(zhí)法的尚方寶劍。然而，各地方檔案行政管理部門的事業(yè)化無形中使執(zhí)法人員感到位卑人微，因?yàn)榭h級(jí)檔案行政部門執(zhí)法只是受同級(jí)人民政府的委托而已，而不是象其它政府部門是行政執(zhí)法的直接主體。同時(shí)，檔案行政執(zhí)法由于執(zhí)法人員的本身法律水平不高或不熟悉法律，致使在執(zhí)法過程中心里無底或底氣不足。說不出硬話，辦不成硬事。有時(shí)，即使鐵證如山，也不敢或不肯“硬碰硬”。只注重“提醒”，拉不下“臉面”。導(dǎo)致檔案行政執(zhí)法流于形式、軟弱無力。
5、檔案資源結(jié)構(gòu)單一。從開發(fā)利用檔案具有代表性的縣級(jí)檔案館的情況來看。現(xiàn)存檔案館的檔案種類已明顯不能滿足社會(huì)的需要。現(xiàn)存檔案館的檔案主要以文書檔案為主，兼有部分山林定權(quán)發(fā)證、財(cái)務(wù)、人物等專門檔案，而群眾反映最為強(qiáng)烈的諸如勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)、土地承包，婚姻、公證、學(xué)籍、病歷等檔案資料幾乎接近于零。且現(xiàn)在縣、鄉(xiāng)檔案館室所存的文件材料內(nèi)容還存在殘缺不全、完整性太差等缺陷，一些群眾利用率高的檔案不能依法接收進(jìn)館，加之各立檔單位檔案利用的服務(wù)體系不能建立，有條件建立的又各自為政，有利用價(jià)值的部分專門檔案，不向縣檔案館移交或移交間隔時(shí)間太長(zhǎng)，導(dǎo)致檔案信息整合發(fā)布不全面、不及時(shí)，給發(fā)展縣域經(jīng)濟(jì)造成障礙。
6、檔案服務(wù)流于形式。由于受檔案業(yè)務(wù)水平的制約，大多數(shù)單位在開發(fā)利用檔案資源方面流于形式，等待上門的現(xiàn)象普遍存在。同時(shí)，由于接待查檔人員的態(tài)度問題，查檔人員受冷遇的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，一些單位嚴(yán)重存在重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用輕普通百姓利用，重為領(lǐng)導(dǎo)或名人服務(wù)輕為一般群眾服務(wù)的錯(cuò)誤觀念，為群眾主動(dòng)服務(wù)不夠，服務(wù)措施不力，有時(shí)甚至以檔案保密為借口，限制群眾利用，故作神不可攀，制約了利用服務(wù)工作的開展。另外現(xiàn)行文件公開不夠，政府信息透明度不高，影響了社會(huì)群眾的知情權(quán)。因此，更談不上編研出高檔次的檔案資料主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)、為社會(huì)、為群眾服務(wù)了。
二、解決縣級(jí)檔案事業(yè)發(fā)展存在問題的對(duì)策
解決檔案事業(yè)發(fā)展存在的問題不可能一蹴而就或一氣呵成，一些問題是陳年老疾，一些問題是深層次的，一些問題也是我們自己長(zhǎng)期以來形成的陋習(xí)所致。因此，我們針對(duì)不同的問題用不同的方法去解決，用科學(xué)發(fā)展觀的態(tài)度和精神，本著先急后緩、先易后難、全面整改，綜合治理的原則、多管齊下。
1、徹底改變現(xiàn)行的檔案管理體制。爭(zhēng)取黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)的重視，要千方百計(jì)使領(lǐng)導(dǎo)們了解現(xiàn)行檔案管理體制的危害性，要依法將檔案局從體制上確認(rèn)為檔案行政管理部門，解決行政編制和檔案行政管理人員的身份。重視檔案部門干部職工的政治待遇和經(jīng)濟(jì)待遇，在政治上關(guān)心干部的成長(zhǎng)改變檔案部門默默無聞的現(xiàn)狀，在經(jīng)濟(jì)上徹底改變檔案部門天天為工作經(jīng)費(fèi)不足、為各項(xiàng)津補(bǔ)貼發(fā)放不能到位而發(fā)愁的局面。如是，檔案部門尤其是高層檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要爭(zhēng)取政策的支持，在政策上以固定的形式規(guī)定各級(jí)檔案部門的經(jīng)費(fèi)詳情，把檔案行政保障的力量以法律法規(guī)和政策的形式固定下來。同時(shí)，進(jìn)一步完善年終考核辦法，將檔案工作列入黨委和政府的年終考核內(nèi)容，擴(kuò)大檔案工作考核分值，強(qiáng)化各立檔單位履行法定的檔案工作義務(wù)。
2、改變不合理的人員結(jié)構(gòu)。目前，檔案部門工作人員普遍存在著：老的多年輕的少，女的多男的少，非專業(yè)人員多專業(yè)人員少，職工比例大干部比例小等局面，要想改變此種不良局面，檔案部門須下大力氣向領(lǐng)導(dǎo)“宣傳”，要讓領(lǐng)導(dǎo)深深地理解和了解檔案部門不是干部退下來的緩沖帶，更不是老弱病殘的休養(yǎng)所或療養(yǎng)院。在配備干部時(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)組織重視，多配備些年輕有為、組織協(xié)調(diào)能力強(qiáng)且具有較高管理水平的干部來充實(shí)檔案隊(duì)伍，同時(shí)檔案館在人事部門監(jiān)督下有吸取在校專業(yè)畢業(yè)生到檔案館工作的權(quán)力。
3、正確履行法定主體的義務(wù)。檔案法賦予了檔案行政管理部門的權(quán)力并不小，然而，多年來由于檔案部門形成的：“你好、我好、大家好”的陋習(xí)，在相安無事中度過一年又一年，致使檔案部門法定權(quán)利被削弱或被剝奪，本來是自己的職責(zé)或權(quán)利反而檔案部門拱手相讓甚至還要去討好人家。如組織、社保、人事、煙草、公安、石油、保險(xiǎn)等部門的檔案工作，他們拿出國(guó)家某部、或省里某廳的文件精神，反讓你檔案部門有時(shí)束手無策，面對(duì)自己軟弱的主管部門倒讓縣級(jí)檔案行政管理部門難堪。為此，筆者呼吁國(guó)家或省檔案行政主管部門的某司或某處正確面對(duì)，不要因?yàn)橐灰阎交虿辉感姓鳛槎`了檔案部門的手腳，對(duì)一些不合理的不適宜基層開展工作的文件或政策即時(shí)廢止，自上而下的檔案行政管理部門依照法定權(quán)利壯起膽子，挺直腰桿，正確履行好自己的法定權(quán)利，要真正明白在檔案工作和檔案執(zhí)法中，檔案行政管理部門才是真正的主體。
4、加強(qiáng)基層檔案的管理。基層檔案管理混亂的主要原因有三：（1）無專人管理（2）經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)薄弱，無經(jīng)費(fèi)保障（3）村干部流動(dòng)性太大。改變此種混亂的局面、筆者認(rèn)為：每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)要配備一名專職檔案員，除把鄉(xiāng)政府的所有檔案管起來后，實(shí)行“武岡市”的“村檔鄉(xiāng)管”的模式，使村級(jí)檔案能如期如質(zhì)，得到管理。同時(shí)，為加強(qiáng)對(duì)村級(jí)檔案的規(guī)范管理，要以政策的形式硬規(guī)定：村干部換屆必須先移交檔案資料，再之以財(cái)政預(yù)算的形式劃撥給縣檔案局建檔的專門經(jīng)費(fèi)（5——10萬元）保障縣檔案業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)經(jīng)費(fèi)到位。
5、整合檔案資源，改變單一型的館藏結(jié)構(gòu)。單一的文書檔案保管是現(xiàn)行縣級(jí)檔案館的主要特征之一，盡管兼有其它專門檔案，但在整個(gè)館藏的比例中，其它專門檔案顯得很輕，檔案部門要想真正在經(jīng)濟(jì)大潮中大顯身手，必須要把其它專門檔案（民生檔案）移交進(jìn)館等同文書檔案進(jìn)館，只有進(jìn)一步豐富館藏檔案的門類和數(shù)量，才能對(duì)檔案資料實(shí)行全面綜合開發(fā)利用，才能提高檔案資料的價(jià)值性和利用率，何況整合檔案資源還可以大量地降低檔案行政成本。
6、以群眾為主體，強(qiáng)化服務(wù)管理。檔案工作做得再好，離不開開發(fā)利用，檔案工作只有被社會(huì)、群眾所利用，才能體現(xiàn)它的本來價(jià)值，因此，開發(fā)利用好檔案資源才是我們檔案工作的最終目的，作為檔案工作者和檔案行政管理的主體檔案部門，一方面要做好本身的業(yè)務(wù)工作尤其是與世界接軌迫在眉睫的信息化工作，便于進(jìn)一步開發(fā)利用，同時(shí)另一方面更要樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，樹立以群眾為主體的意識(shí)，千方百計(jì)做好服務(wù)工作，作到有恒心、有耐心，完善服務(wù)制度，強(qiáng)化服務(wù)管理，在開發(fā)利用檔案工作中真正達(dá)到有求必應(yīng)、以備應(yīng)求的效果。
注：此文是已刊登在《檔案時(shí)空》業(yè)務(wù)版第2期第28頁《縣級(jí)檔案事業(yè)發(fā)展存在的問題與對(duì)策》的原文。作者原為洞口縣檔案局蒲明，為洞口二中謝素平老師評(píng)職稱所寫。