關(guān)于印發(fā)《檔案室管理制度》的通知
各縣、市、區(qū)檔案局：
為了認真貫徹《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》，統(tǒng)一規(guī)范全市各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位檔案室管理制度，現(xiàn)將《檔案室管理制度》范本印發(fā)給你們，請結(jié)合本地實際加以規(guī)范。市局準(zhǔn)備制作一批上墻制度牌，各縣、市、區(qū)如有需要，也可以向市局報計劃定做。
邵陽市檔案局
2006年4月30日
檔 案 保 密 制 度
一、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守黨和國家各項保密制度。
二、凡重大科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、試驗生產(chǎn)的配方和工藝決竅，本單位黨組、行政會議記錄，涉及不宜公開的政治機密和有關(guān)產(chǎn)權(quán)、債務(wù)、邊界糾紛等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，需要查閱者，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三、凡未經(jīng)公布的統(tǒng)計數(shù)字，未做結(jié)論的干部調(diào)配、考察、內(nèi)部評議，不宜公開的方針政策規(guī)定、個人隱私等檔案，應(yīng)做內(nèi)部管理，不得擅自擴散。
四、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴格履行查閱審批手續(xù)，嚴禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露黨和國家秘密。
五、銷毀超過保管期限的檔案，應(yīng)進行鑒定登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。
檔案工作人員崗位職責(zé)
一、熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀守法，勤奮學(xué)習(xí)，具備檔案專業(yè)知識。
二、負責(zé)對本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
三、集中統(tǒng)一管理本單位各種門類載體的檔案，積極提供利用，為各項工作服務(wù)。
四、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下，負責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
五、按規(guī)定向當(dāng)?shù)貒揖C合檔案館移交應(yīng)進館的檔案，向當(dāng)?shù)噩F(xiàn)行文件服務(wù)中心報送現(xiàn)行文件。
六、積極主動地向上級專業(yè)主管部門和檔案行政管理匯報檔案工作情況，接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并及時于每年10月底以前辦理檔案登記、年檢手續(xù)。
七、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。
檔案庫房管理制度
一、為了維護檔案的完整與安全， 檔案庫房實行專人管理、專房專用，不得在庫房內(nèi)辦公和堆放雜物。
二、檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防塵、防光、防潮、防高溫等基本設(shè)施，并做好經(jīng)常性技術(shù)管理，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、生火，嚴禁將雜物及食品帶進庫房，庫房周圍不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品。
三、堅持對庫內(nèi)溫濕度逐日測記，高溫高溫季節(jié)，要采取積極措施，降低庫內(nèi)溫濕度。
四、定期檢查、核對和清理檔案資料，發(fā)現(xiàn)生蟲、長霉、紙張破損、字跡褪色等情況，及時匯報并采取果斷措施防治和補救，建立檢查記錄簿，做好有關(guān)情況記載。
五、凡新進檔案庫房的檔案須先消毒，工作人員進入庫房應(yīng)穿工作鞋，并盡量減少進出庫房次數(shù)和活動時間。
六、接收、移交、借閱和銷毀檔案資料，要嚴格執(zhí)行審批制度，履行登記、交接手續(xù)。
七、經(jīng)常保持庫房內(nèi)外整齊清潔。下班時，要注意鎖門、關(guān)窗、關(guān)燈。機械設(shè)備不用電時，要及時關(guān)閉電源開關(guān)。
檔案室安全保衛(wèi)制度
一、檔案室安全保衛(wèi)工作實行責(zé)任制，由分管領(lǐng)導(dǎo)和安全保衛(wèi)人員分別擔(dān)負安全保衛(wèi)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和直接責(zé)任。
二、加強對干部職工的安全意識教育，樹立安全第一的思想，嚴格執(zhí)行安全保衛(wèi)的有關(guān)規(guī)定，確保檔案資料的絕對安全。
三、安全保衛(wèi)人員應(yīng)定期檢查消防安全設(shè)施，對運行失靈、過期失效的消防設(shè)備應(yīng)及時報告、及時維修、及時更換，并熟練掌握消防操作技能。
四、安全保衛(wèi)人員每天下班后應(yīng)及時檢查檔案室門、窗、水、電的關(guān)閉情況，發(fā)現(xiàn)問題及時反映和處理。
五、檔案資料庫房、閱檔室、陳列室等防火重地嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃易爆物品。
六、嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案庫房管理實行專人負責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意出入庫房。
七、每次長假前應(yīng)對檔案進行全面檢查，門窗加貼封條，切實消除安全隱患。
檔案資料查閱利用制度
一、檔案室檔案、資料主要供本單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員使用，外單位人員需要查閱，須憑單位介紹信，并經(jīng)辦公室主任同意后，方可查閱。
二、查閱檔案、資料須事先填寫《檔案利用登記表》，未履行登記手續(xù)的，檔案室不予提供檔案、資料。
三、檔案、資料一般不借出檔案室，特殊情況需要借出時，須經(jīng)辦公室主任或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借出手續(xù)，限期歸還。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。
四、查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。
五、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案室，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務(wù)。
立 卷 歸 檔 制 度
一、本單位各類檔案資料，均由本單位文書處理部門和業(yè)務(wù)部門立卷歸檔后，移交檔案室管理。
二、文書和業(yè)務(wù)檔案于翌年六月底前立卷歸檔，科技檔案在工作任務(wù)完成后整理移交，會計檔案于翌年三月底立卷，隔年移交。
三、立卷歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)應(yīng)完整齊全，每份文件的印件與底稿、正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件不得分開，文電要合一整理。
六、各類檔案在裝訂前，應(yīng)去掉金屬物，取齊下沿和左沿，大張、小頁、破損文件應(yīng)折疊裱糊，文書檔案以件為單位采用專用裝訂卡釘左側(cè)裝訂。案卷封面書寫工整，編號排列規(guī)范有序。
七、文書檔案歸檔文件目錄永久、長期打印一式五份，短期打印二份，除一份裝入檔案合內(nèi)，其余按保管期限，分別用歸檔文件目錄夾裝訂成冊；會計檔案報表、帳簿、憑證分別建立案卷目錄簿，報表須有卷內(nèi)目錄；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)有案卷目錄和卷內(nèi)目錄；科技檔案須有總目錄、分類目錄和卷內(nèi)目錄、底圖目錄、資料目錄。
八、本機關(guān)的編號文件，應(yīng)留存兩份，一份立卷歸檔，另一份作《文件匯集》，同時要做好相應(yīng)紙質(zhì)文件的電子文件歸檔工作。
九、堅持每年寫好《立卷說明》，立卷人應(yīng)在備考表上簽名。