一、電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
二、電子文件的歸檔管理必須遵照《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法規(guī)做好具體工作。
三、電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件，制成紙質(zhì)文件，同時與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。
四、歸檔電子文件的存儲，其載體應(yīng)保存一式三套，其中一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。
五、歸檔電子文件的保管，嚴(yán)防磁化和損壞，定期進行抽樣機讀檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施；并在設(shè)備環(huán)境更新時對電子文件載體進行轉(zhuǎn)換，以確保其有效性。
六、歸檔電子文件的利用，嚴(yán)格履行查（借）閱審批手續(xù)。封存載體不應(yīng)外借，利用時只能使用拷貝件，并遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。
七、歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
八、以上制度如有與上級新規(guī)定不符者，一律以上級規(guī)定為準(zhǔn)。