2012年檔案工作規(guī)范化管理現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)材料
整合資源 規(guī)范管理
努力推進(jìn)檔案管理工作上水平
邵陽市煙草專賣局（公司）
（5月29日）
各位領(lǐng)導(dǎo)、各位代表：
我局（公司）組建于1984年，是中央直屬大型二類商業(yè)企業(yè)。受湖南省煙草專賣局（公司）和邵陽市委、市政府雙重領(lǐng)導(dǎo)，以省煙草專賣局的垂直領(lǐng)導(dǎo)為主。實(shí)行兩塊牌子（局和公司）一套人馬的政企合一形式，執(zhí)行國家煙草專賣行政執(zhí)法和卷煙經(jīng)營、煙葉生產(chǎn)三項(xiàng)職能。現(xiàn)設(shè)有14個(gè)職能部門，下轄邵陽縣、隆回縣、洞口縣、城步縣、綏寧縣、武岡市、新寧縣、邵東縣、新邵縣等9個(gè)煙草專賣局（分公司），有正式職工750人。
檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，是開展各項(xiàng)工作的必要條件，為維護(hù)歷史真實(shí)面貌發(fā)揮重要的作用。我局（公司）黨組一貫重視檔案管理工作,早在1999年檔案工作就達(dá)到行業(yè)優(yōu)秀級(jí)；2008年，我局（公司）綜合檔案室已達(dá)到省特級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；2011年，我局（公司）按照行業(yè)有關(guān)要求，狠抓檔案規(guī)范化管理工作，定目標(biāo)、定進(jìn)度、定措施，全力推動(dòng)所屬縣級(jí)局（分公司）檔案工作規(guī)范化管理向省特級(jí)標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)。在12月底，下屬9個(gè)單位的檔案工作規(guī)范化管理全部晉升省特級(jí)，成為邵陽市第一家行業(yè)全部晉升省特級(jí)達(dá)標(biāo)的單位，被市政府授予“2011年度檔案工作先進(jìn)單位”。
下面，我著重就檔案升級(jí)和開發(fā)利用情況做個(gè)簡(jiǎn)要匯報(bào)。
一、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，規(guī)范檔案管理，做好升級(jí)達(dá)標(biāo)工作
在檔案管理工作方面，我們認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)、增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、以服務(wù)企業(yè)經(jīng)營管理工作和履行煙草職責(zé)為中心，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，不斷健全檔案管理制度，完善檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)檔案工作的軟件和硬件建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)體制改革、管理創(chuàng)新提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系
我局（公司）黨組始終把檔案管理工作納入重要議事日程，聽取辦公室關(guān)于檔案管理工作的專題匯報(bào)，有針對(duì)性地研究檔案管理工作，切實(shí)幫助解決檔案管理工作中的實(shí)際問題。特別是2011年，局（公司）黨組又把下屬單位綜合檔案室晉升省特級(jí)列入工作重點(diǎn)，多次強(qiáng)調(diào)要把晉升省特級(jí)作為做好檔案管理工作的契機(jī)，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，從適應(yīng)煙草行業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要，扎扎實(shí)實(shí)地做好晉級(jí)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。為加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步落實(shí)工作責(zé)任，我局（公司）成立了以分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、各科室負(fù)責(zé)人組成的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)下屬單位檔案工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和督促。局（公司）綜合檔案室有專職檔案員，其他各科室明確了兼職檔案員，形成了以綜合檔案室為軸心、各科室互動(dòng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，做到職責(zé)明確、責(zé)任落實(shí)，有力地保證了檔案管理晉升省特級(jí)工作的順利開展。
（二）提高認(rèn)識(shí)，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)
為切實(shí)加強(qiáng)檔案管理，按期完成晉升省特級(jí)檔案工作，我局（公司）狠抓檔案管理人員素質(zhì)的提高。正確的認(rèn)識(shí)是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)，辦公室多次牽頭召開會(huì)議，講清做好檔案管理工作的重要性，并采取多種形式組織開展全局性的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。另外，我局（公司）還經(jīng)常性地舉辦全市系統(tǒng)的檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)有關(guān)專家授課，使檔案工作深入人心，從而增強(qiáng)了檔案管理意識(shí)，提高了對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。2011年，在晉升省特級(jí)檔案室的過程中，各單位檔案員發(fā)揮了重要作用，主動(dòng)作為，積極配合，確保了晉升省特級(jí)檔案工作的順利完成。
（三）加大投入，加強(qiáng)檔案管理工作的制度化和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在檔案管理工作制度化建設(shè)方面，根據(jù)檔案部門要求，我局（公司）進(jìn)一步建立健全并落實(shí)了檔案歸檔、保管、保密、借閱以及安全保衛(wèi)、開發(fā)利用、鑒定銷毀等系列制度，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的崗位責(zé)任制。為把檔案工作落到實(shí)處，做到各司其職、各負(fù)其責(zé)，還把檔案工作納入了年度績效考核與目標(biāo)管理考核中，每月考核，年終考評(píng)，有力地促進(jìn)了檔案工作持續(xù)穩(wěn)定開展。在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我局（公司）及下屬9個(gè)單位都設(shè)立了綜合檔案室、閱文（檔）室，并配備了檔案密集架，安裝了空調(diào)、溫濕度自動(dòng)控制儀、去濕機(jī)、防磁柜、文件消毒柜等設(shè)施，并建立了榮譽(yù)室，制作了電視短片，為強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ)。
（四）嚴(yán)格規(guī)范管理，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案管理水平
我局（公司）為確保檔案管理工作達(dá)到省特級(jí)，嚴(yán)格對(duì)照《湖南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理評(píng)估內(nèi)容及評(píng)分細(xì)則》，進(jìn)一步對(duì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)進(jìn)行規(guī)范。在鞏固原有業(yè)務(wù)建設(shè)成果的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持開拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作質(zhì)量的進(jìn)一步規(guī)范化。對(duì)各類兼職檔案人員在檔案收集、整理、歸檔等方面高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，統(tǒng)一業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保檔案工作質(zhì)量。我局（公司）歸檔案卷格式、整理質(zhì)量以及檢索工具、專題編研資料均符合國家、省市要求。同時(shí)，我們還加強(qiáng)了對(duì)各科室、各縣級(jí)單位檔案管理工作的指導(dǎo)和督促，每年組織檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)督促整改。在晉升省特級(jí)檔案室的活動(dòng)中，將我局（公司）歷年來獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗等實(shí)物檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，建立了榮譽(yù)檔案室，進(jìn)一步豐富了室藏檔案內(nèi)容。通過對(duì)歷年檔案的進(jìn)一步整理，我局（公司）室藏檔案已有文書、會(huì)計(jì)、聲像、基建、專賣、圖書資料、人事檔案、審計(jì)檔案等8大類，做到了門類齊全、整理規(guī)范、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)。
（五）適應(yīng)新的形勢(shì)，提高檔案管理信息化建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理提供了更加優(yōu)越的條件，我局(公司)積極抓住現(xiàn)代信息化技術(shù)帶來的便利條件，在辦公自動(dòng)化管理上狠下工夫，建立了局域網(wǎng)，開通了電子公文處理系統(tǒng)，目前已實(shí)現(xiàn)內(nèi)部印發(fā)文件和閱辦上級(jí)來文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)了全市煙草系統(tǒng)的辦公自動(dòng)化。我們積極適應(yīng)這一變化，在辦公自動(dòng)化建設(shè)的過程中，利用公文處理系統(tǒng)中的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了公文的電子歸檔和電子檢索，并做到與紙質(zhì)文書歸檔工作同步進(jìn)行。同時(shí)，按照檔案管理信息化的要求，建立了各門類及各載體檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，以及2001年至2010年永久保管的文書檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫（介紹邵陽煙草發(fā)展歷史、重大事項(xiàng)、重要紀(jì)念活動(dòng)等），實(shí)現(xiàn)了文書檔案、聲像檔案以及基建檔案等目錄的電子檢索和近幾年文書檔案的全文檢索，進(jìn)一步提高了檔案的現(xiàn)代化水平。
二、立足行業(yè)實(shí)際，整合檔案資源，認(rèn)真做好開發(fā)利用工作
充分利用檔案信息資源，為企業(yè)經(jīng)營管理工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)是檔案工作的最終目的。我局（公司）在開發(fā)利用上，一是編制了全宗指南、立卷說明以及各類檔案目錄和《歸檔文件整理說明》，二是充分利用檔案資源編制了《大事記》、《組織沿革》、《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》、《邵陽煙草志》、《邵陽煙草年鑒》、《專題目錄》、《人名索引》、《規(guī)范管理制度選編》等編研資料，拍攝了《邵陽煙草成長歷程解讀》DVD/VCD專題片。三是建立了檔案信息查詢平臺(tái)，通過紫光檔案系統(tǒng)努力為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門做好檔案利用工作，有效地利用檔案信息資源為企業(yè)提供決策依據(jù)，為依法行政、生產(chǎn)經(jīng)營管理、體制機(jī)制創(chuàng)新及改革發(fā)展等工作服務(wù)。通過對(duì)檔案的合理開發(fā)利用，不僅較好地發(fā)揮了檔案工作的服務(wù)作用，也使廣大干部職工進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。
在晉級(jí)的準(zhǔn)備過程中，我局（公司）得到了湖南省局（公司）主管部門和省、市檔案主管部門的大力支持和指導(dǎo)，尤其是市檔案局多次派出專家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，并及時(shí)提出了許多寶貴意見，為檔案工作的晉級(jí)指明了方向，在此，我們謹(jǐn)向市檔案局表示衷心的感謝。
近幾年來，我們雖然做了一定的工作，也取得了一些成績，但離上級(jí)的要求還有一定的差距，與兄弟單位相比也有一定的距離，我們將取他人之長，開拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)，為煙草行業(yè)改革發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。