2012年檔案工作規(guī)范化管理現(xiàn)場經(jīng)驗交流會材料
抓基礎 突實效 全力提升檔案管理上臺階
邵陽市交通建設質(zhì)量安全監(jiān)督管理處
（5月29日）
尊敬的各位領(lǐng)導、各參會的檔案同仁：
大家好，非常感謝市檔案局為我們提供這次交流學習的機會。我處是成品油稅費改革后，根據(jù)市政辦〔2009〕20號文由原市交通規(guī)費征稽處、市交通建設質(zhì)量監(jiān)督站、市農(nóng)用車摩托車養(yǎng)路費征稽所、市資江二橋管理所于2010年1月15日合并組建而成的新單位，現(xiàn)下轄十個正科級單位，主要職責是負責全市在建公路、橋梁、隧道和水運碼頭的質(zhì)量安全的監(jiān)督。單位成立二年多以來，我處的檔案管理工作在市交通運輸局的領(lǐng)導和市檔案局的指導下，緊緊圍繞交通“質(zhì)量安全監(jiān)督”這個中心，充分發(fā)揮各部門的配合作用，堅持以“抓基礎、突實效、全力提升檔案管理上臺階”為目標，以“完善監(jiān)督”為著力點，健全機制，及時跟進，創(chuàng)新管理，開展了一系列的監(jiān)督、指導活動，取得了一定成效。現(xiàn)就我處檔案工作情況向各位領(lǐng)導及參會同志匯報如下。
一、主要做法：
（一）加強領(lǐng)導，提升素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化
檔案不僅是客觀歷史真實寫照，而且是提升單位管理水平的有效途徑。我處成立后，專門成立了由分管辦公室的處領(lǐng)導為組長，辦公室主任任副組長，其他相關(guān)科室為成員的檔案管理領(lǐng)導小組，并專門派送政治素質(zhì)高、原則性強、作風正派、吃苦耐勞，服務意識強、熱愛檔案工作的同志參加市檔案局的培訓，從組織、人員上為檔案工作提供了保證。工作中我們在立足原征稽處省一級檔案室的基礎上，對原市交通建設質(zhì)量監(jiān)督站、農(nóng)用車摩托車養(yǎng)路費征稽所、市資江二橋管理所的所有檔案進行重新整理，這項工作量非常大，因為原三個單位的所有檔案都沒有納入市檔案局管理，檔案的整理、裝訂、編號、裝盒等都不規(guī)范，特別是原交通質(zhì)監(jiān)站的檔案，檔案量大，而且都是永久性的，加之管理不規(guī)范，所以全部需要重新進行整理；而農(nóng)用車摩托車養(yǎng)路費征稽所、市資江二橋管理所的所有檔案都是未整理的原始狀態(tài)。面對艱巨的任務，我處檔案管理員在積極加強學習，刻苦鉆研業(yè)務知識的同時，積極向市檔案局領(lǐng)導匯報，尋求幫助。通過二年的不懈努力，共整理完成文書檔案、工程業(yè)務檔案、聲像檔案、實物檔案的室藏檔案4803卷（冊），其中文書檔案1 382卷（盒）、會計檔案1709卷（冊）、基建檔1186卷、聲像檔案256盒（張）、圖書資料270冊；2011年，我處檔案管理順利通過省一級檔案室的復查驗收。由于我處下轄的十個基層所，雖然在原征稽所期間都創(chuàng)建了省一級檔案室，但隨著工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變，檔案管理也出現(xiàn)滯后，要形成“以點帶面”、以機關(guān)帶基層、促基層檔案管理水平提高的工作格局，任務還很艱巨，為加強對基層所檔案的指導力度，我處在今年4月25—26日采取“以會代訓”的方式對全處十個基層所的所有檔案管理員和分管領(lǐng)導進行專項培訓，同時下發(fā)了《邵陽市交通質(zhì)安系統(tǒng)基層單位文件材料歸檔范圍和保管期限的通知》，并將檔案管理工作作為基層單位年終目標考核必考內(nèi)容。
（二）立足服務，創(chuàng)新載體，突出檔案動態(tài)管理
工作性質(zhì)決定我處檔案的重要。我處擔負著全市交通建設的質(zhì)量安全監(jiān)督，責任屬終身追究，所以責任要求我們所有的項目檔案必須完整、真實。單位成立后，我們按照《湖南省機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理評估內(nèi)容及評估內(nèi)容和評分細則》的相關(guān)規(guī)定，加強與市檔案局的聯(lián)系，在業(yè)務指導上尋求幫助，市檔案局領(lǐng)導也多次上門進行指導，下發(fā)監(jiān)督指導函，并委派專人協(xié)助。我處對照指導函逐項檢查、逐項落實、逐項規(guī)范，將原市質(zhì)監(jiān)站的所有業(yè)務檔案按縣、按路段、按項目重新分類整理、裝訂、編碼、歸檔，對不完善的部分進行了補充；將資江二橋管理所、農(nóng)摩所的檔案進行重新整理，統(tǒng)一編號存檔；同時為適應現(xiàn)代化檔案建設要求，我們投入了叁萬多元更換了檔案室的硬件設施，配備了數(shù)碼相機、掃描儀、電腦、打印機等設施，將所有檔案全部錄入計算機進行網(wǎng)絡管理，以電子文檔的形式歸檔，不僅縮短了時限，節(jié)省了物力和人力，而且提高了檢索速度、檔案的質(zhì)量和工作效率。
（三）提高認識，完善制度，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化
為使我處檔案工作逐步走向科學化、專業(yè)化、規(guī)范化、信息化，我們在將所有檔案立卷歸檔的同時，結(jié)合有關(guān)要求，狠抓了檔案管理制度化建設和信息化建設。建立健全了《電子文件歸檔管理制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案資料查閱利用制度》等適應新形勢、新要求的相關(guān)制度，并將所有的制度打印，制作成框表進行上墻，從而使檔案工作步入法制化建設發(fā)展軌道。為了依法、規(guī)范、有序地整合檔案資源建設，我處檔案管理員能按照檔案管理要求嚴把核查關(guān)，對相關(guān)科室移交的檔案在做到隨辦隨歸、開口管理的同時對檔案的質(zhì)量進行嚴格把關(guān)，對凡不符合規(guī)定要求的檔案一律不得歸檔，并督促相關(guān)科室按規(guī)范標準進行重新整理；對凡符合規(guī)范標準的檔案，按檔案類別進行注冊、編目，及時入庫上架；為加大了信息化建設力度，我們還編制了“大事記”、“全宗介紹”及各類檔案目錄檢索工具，較好地為我處日常工作提供了服務，從而使我處的檔案工作逐步走向了規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化的管理軌道。
二、下步工作
（一）加大檔案管理宣傳力度，推行檔案管理規(guī)范建設年建設
今年是全市檔案管理規(guī)范建設年，我們將按照“檔案管理規(guī)范建設年》的要求，繼續(xù)加大檔案管理的力度，加大對基層單位檔案指導力度，促進檔案工作法制化、制度化、規(guī)范化建設；充分利用網(wǎng)絡、多媒體、內(nèi)部資料等平臺，加強對檔案法律法規(guī)的學習宣傳，不斷擴大檔案工作的社會影響，為檔案工作營造良好的環(huán)境。繼續(xù)加強檔案隊伍建設，通過“以會代訓”“崗位培訓”等方式加強檔案員業(yè)務技能、綜合素質(zhì)的培訓，強化檔案管理人員的服務意識、創(chuàng)新意識和奉獻意識，全面提高我處檔案管理水平。。
（二）建立健全檔案電子備案制度，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化管理
隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高，我們將進一步編纂好檔案工作中的大事記，從深層次、多角度、全方位地編寫參考材料，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，實現(xiàn)普及辦公自動化,應用網(wǎng)絡技術(shù)進行現(xiàn)代管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項基礎工作，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。
（三）提高檔案利用水平
檔案內(nèi)容的完整對于交通建設質(zhì)量安全監(jiān)督至關(guān)重要,工程建設檔案即是歷史的真實反映，又是規(guī)避當事人責任風險的重要手段，今后我們將高標準、嚴要求抓好檔案基礎業(yè)務工作,扎實做好每一個細節(jié),夯實工作基礎。要根據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求,結(jié)合單位實際，不斷完善全處文件材料歸檔范圍和保管期限表,確保文件材料齊全完整,保管期限準確；建立和完善網(wǎng)絡查詢和紙質(zhì)資料查詢“二套”查詢系統(tǒng)，使紙質(zhì)、計算機技術(shù)、光盤、影像等介質(zhì)保存有機統(tǒng)一起來，為查閱提供高效率的服務。
（四）完善檔案體系建立
根據(jù)《檔案工作規(guī)范管理要求》的要求，今年我處將按照“立足項目帶動，狠抓基礎建設，強化服務功能”的總要求，在繼續(xù)抓好基礎檔案建設的同時，將結(jié)合全市開展“知足感恩、愛崗敬業(yè)”心態(tài)教育活動，重視民生檔案建設，提高對干部職工服務、對中心工作服務；要繼續(xù)加大檔案征集、采集力度，按時、按質(zhì)保證檔案歸檔立卷；要繼續(xù)加強對聲像檔案管理和保護。
各位領(lǐng)導、各位同仁，雖然我們在檔案管理上做了一些工作，但離市檔案局的要求還有一定的差距，今后我們將繼續(xù)努力，開拓進取，不斷改進和完善檔案管理措施，不斷提高檔案工作規(guī)范化管理水平，同時由衷地希望各位領(lǐng)導和同仁多提寶貴意見和建議，多給我處檔案管理工作給予指導。